Sözcük anlamıyla eşgüdüm demek olan koordinasyon, bir organizasyondaki madde ve insan kaynaklarının, bilgi ve becerilerin birleştirilmesi ve bu yolla işletme amaçlarının gerçekleştirilmesi için yapılan faaliyetleri içine alır. Faaliyetler ve faaliyet grupları ile amaçlar ve araçlar arasında uyum sağlama çabasıdır.
Koordinasyon, iş bölümü ile ayrılmış kişiler ve fonksiyonlar arasında uyumlu bir bağlantı kurar. Koordinasyon sayesinde bir faaliyete katılan bireyler birbirinden haberdar olur.
Örneğin “UNESCO Dünya Kültür Miras Listesinde yer alan Divriği Ulu Cami’nin uzun yıllar sürüncemede kalan restorasyonu konusunda Kültür ve Turizm Bakanlığı, Sivas Valiliği ve Cumhuriyet Üniversitesi arasında 3’lü koordinasyon oluşturuldu.” haberinden üç kuruluşun ortak bir faaliyet yürütmek, bu faaliyet sürecinde sürekli birbirleriyle iletişim halinde olmak ve görev paylaşımında bulunmak üzere bir araya geldiklerini anlıyoruz.
Diyelim ki Doğu Anadolu’nun bir kasaba lisesindeki öğrencilerin ÖSS’ye biraz daha iyi hazırlanabilmeleri için, istanbul’dan bazı lise öğrencileri ellerindeki test kitaplarını onlara göndermeye karar verdi. Sonra bu yardım kampanyasını istanbul’daki tüm liselere yayma düşüncesi ortaya çıktı. Bunun için her liseden en az bir öğrenci bulmak gerekiyordu ve bu da gerçekleştirildi, işte bu kampanyanın istenilen biçimde, etkide ve hızla başarılması, bu liselerdeki öğrenciler arasında kurulacak koordinasyonla sağlanabilir ancak.
Konumuzu ilgilendiren işletmeler açısından koordinasyona gelince; küçük işletmelerde, yöneticiler işletme ve yönetim fonksiyonlarının yürütülmesini büyük ölçüde kendileri üstlendiği için koordinasyon sağlamak daha kolaydır. Koordinasyon yetersizliğinin kuruluş içinde çatışmalara yol açabileceği, amaçlara ulaşmayı geciktirebileceği, para, işgücü, enerji ve zaman kaybına yol açabileceği göz önüne alındığında koordinasyon kolaylığı, küçük işletmelerin önemli avantajlarındandır.
Bir yönetici şu konularda etkin koordinasyon sağlamalıdır:
- İşletmenin maddi kaynakları arasında
- İşler ile maddi unsurlar arasında
- İşler arasında
- İşler ile iş görenler arasında
- Personelin kendi içinde
- İşletme faaliyetleri ile dış çevre arasında
- İşletmenin amaçları ile işler ve faaliyetler arasında
Koordinasyon hem işlem hem de kapsam yönünden uygulanabilir, işlem açısından koordinasyon, organizasyonun ayrıntılı olarak kurulması, organizasyon üyelerinin ilişkilerinin ve davranışlarının genel olarak tanımlamasıdır. Bu koordinasyon, yetkinin sınırlarını çizer ve organizasyonun her üyesinin yetkisini ve faaliyet alanını belirler. Kapsamını yönünden koordinasyon ise, organizasyon faaliyetlerinin içeriği açısından düşünülür.
