Toplantılar, iş yaşamının aktif molaları gibidir. Eğer yerinde ve zamanında kurallara uygun olarak düzenlenirlerse, yararlı olurlar. Toplantıya katılanlar, bu süre içinde birbirlerini tanıma fırsatı da bulmuş olurlar. İşletmede birliktelik duygusunu pekiştiren ve şirket kültürünün yeniden üretilmesine katkı sağlayan toplantılar sayesinde, gündemdeki olay, farklı yönleriyle ele alınarak, değişik önerilerle, en iyi ve yaratıcı çözümlere bağlanabilir.

Bazı yöneticiler için bu tür toplantılar, bildiklerini diğerlerine satma ve kendilerinin ne kadar önemli olduklarını diğer katılımcılara dikte ettirme havasının estirildiği ortamlardır. Bu tür tek adamlı ‘şov’ toplantılarında genellikle çözüm üretilemez; zaten düzenleyenin de böyle bir niyeti yoktur. Tartışmalı ve gerilimli geçen toplantılarda ise kendini eksik ve aşağılanmış hissedenler, bunun acısını çıkarmak için bir sonraki toplantıyı iple çekerler, işte böyle kör dövüşü şeklinde geçen toplantılar, yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar doğurmak için çok uygun ortam yaratırlar. Bazen bir işletmede o kadar çok toplantı düzenlenir ki, bu kez de alınan kararları uygulamak için insanlara ne yeterli zaman ne de enerji kalır.

Toplantıların verimli geçmesi için dikkat edilmesi gerekenler:

Gündem iki gün önceden bildirilmeli: Toplantıda konuşulup tartışılacak konular önceden belirlenerek, katılımcılara en az iki gün önceden duyurulmalı. Aksi halde insanlar toplantıya hazırlıksız geleceği için, beklenen tartışma platformu oluşamaz ve sonuç alıcı çözümler üretilemez. Toplantı düzenine herkes uymalı: Katılımcılar, gündeme ilişkin görüşlerini ve önerilerini sırayla aktarmalılar. Dinleyenler konuşmacıya, konuşmacı da dinleyenlere karşı saygılı ve ölçülü davranmalıdır.

Herkes aynı dilden konuşmalı: Kullanılan sözcük, kavram ve deyimlerin katılımcılarda benzer çağrışımlar yapması, tartışmaları anlamlı kılar. Konuşmacıların aynı frekansı kullanmaları, toplantı öncesi dağıtılacak hazırlık notları ile sağlanabilir. Ortak bir dil yaratılamazsa, ortaya kakofoni çıkar.
Toplantılar geleceğe yönelmeli: Genellikle insanlar, bir araya geldiğinde hep geçmişten konuşmaya ve hesap sormaya eğilimlidir. Bunun önü alınamazsa, eleştiriler ve suçlamalar başlar ki gündemdeki konuşmalar için zaman kalmaz. Doğrusu, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra hızla geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha başarılı sonuçlar ortaya koyar.

Toplantının sayısal ölçüleri dikkate alınmalı: Uzmanlara göre, özel durumlar dışında bir toplantı için katılımcıların sayısının yedi kişi ile sınırlanması gerekiyor. Daha kalabalık toplantılarda ortaya çıkan ikili konuşmalar, dikkatlerin dağılmasına yol açabiliyor. İnsanların konu üzerinde yoğunlaşma zaafları ise, toplantı süresi 90 dakikayı aştığında ortaya çıkıyor. Bu süreden sonra baş gösteren zihin yorgunluğunu, katılımcılar not defterlerine yaptıkları karalamalarla gösteriyorlar. Acil bir sorun çıkmadıkça toplantılar 15 günlük aralarla gerçekleştirilmeli.

Kişiler değil öneriler tartışılmalı: Toplantılarda kişilerin tartışılmasını engelleyip, dikkatleri tartışılacak konular üzerine çekmek gerekir. Yoksa toplantı, bir hesap sorma kürsüsüne dönüşüverir. Bu durumlar ortaya çıktıkça, bir sonraki toplantıya insanlar korku içinde gelir. O zaman da verimli ve üretken bir görüş ve öneri alışverişi yapılamaz.

Toplantı işin parçası olmalı: işletmelerin bazılarında toplantılar angarya olarak görülür. Herkes toplantının bitmesini dört gözle bekler, sonra da derin bir nefes alıp, ‘Sonunda kurtulduk’ derler. Oysa verimli çalışan işletmelerde toplantılar, işin devamı, ayrılmaz bir parçası olarak algılanır.

Toplantılar demokratik yönetilmeli: Toplantı, herkese söz hakkı ilkesinin uygulandığı demokratik bir hava içinde yapılmalıdır. Konuşma sırası, işyerindeki makama uygun olarak verilirse, bunun kışla toplantılarından farkı kalmaz, orta ve alt kademelerdeki kişiler ‘dinleyici’ veya konu mankeni durumuna düşerler. 0 zaman da o toplantıdan hayır gelmez.

Bir Cevap Yazın